เรามาเริ่มจาก e-Tax Invoice by email
โครงการ e-Tax Invoice by Email เป็นส่วนหนึ่งของโครงการใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ที่จัดทำขึ้น เพื่อรองรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มขนาดเล็กที่มีรายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี โดยเริ่มต้นการใช้งานจาก ผู้ประกอบการยื่คำขอเป็นผู้จัดทำ etax invoice ตามแบบ ก.อ.01 ผ่านทางเว็บไซต์ http://www.rd.go.th/publish/27659.0.html เลือก "ยื่นคำขออนุมัติ" ลงทะเบียนกรองรายละเอียดให้ครบถ้วน
หลังจากนั้นจัดเตรียมเอกสาร 3 ชนิด
- แบบ ก.อ.01
- หนังสือรับรองบริษัทอายุไม่เกิน 6 เดือน
- สำเนาบัตรประชาชน ผู้มีอำนาจลงนาม
พิมพ์แบบ ก.อ.01 โดยให้ผู้มีอำนาจลงนามลงลายมือชื่อ พร้อมประทับตรา แนบพร้อมหนังสือรับรองนิติบุคคลที่อายุไม่เกิน 6 เดือน พร้อมลายเซ็นและตราประทับ สำเนาบัตรประชาชนของผู้มีอำนาจลงนามที่ลงลายมือชื่อในแบบ ก.อ.01 ที่มีการลงนามรับรองเอกสารถูกต้อง และสแกนเอกสารทั้ง 3 ฉบับในรูปแบบไฟล์ PDF เพื่ออัพโหลดเอกสารยืนยันตัวตนบนหน้าเว็บ หลังจากนั้น ทางระบบกรมสรรพากรจะจัดส่งอีเมล์เข้ามาให้ตามที่ได้ลงทะเบียนไว้ และกดยืนยันที่อยู่ E-mail ภายใน 7 วัน เพื่อเป็นการ active account
วิธีการจัดทำ e-Tax Invoice by email
- ผู้ประกอบการจัดทำใบกำกับภาษีในรูปแบบ PDF/A3 เท่านั้น (เริ่มใช้ตั้งแต่วันที่ 1 ก.ค. 2561 เป็นต้นไป)
- ไฟล์จะต้องไม่เข้ารหัส หรือ password ไว้
- ขนาดไฟล์ต้องไม่เกิน 3 MB
- ใบกำกับภาษี 1 ฉบับ ต่อ 1 ไฟล์ เท่านั้น ไม่สามารถรวมเอกสารใน 1 ไฟล์ได้
- ผู้ประกอบการจะต้องใช้ อีเมลที่ลงทะเบียนไว้กับกรมสรรพากร เป็นผู้ส่งเอกสาร ให้กับผู้ซื้อ และ สำเนาถึง สพธอ (ETDA) (CC Email) ไปที่ “ [email protected] “ เพื่อทำการ Timestamp ลงในเอกสาร
- หัวข้ออีเมลจะต้องระบุตามเงื่อนไขที่กรมสรรพากรกำหนด
- เมื่อระบบทำการประทับรับรองเวลาแล้ว (Timestamp) ระบบของ ETDA จะนำส่งใบกำกับภาษีไปยัง ผู้ประกอบการ และ ผู้ซื้อ และถือว่าเป็นใบกำกับภาษีที่ถูกต้องแล้ว
ข้อดี ข้อเสียของ e-Tax Invoice by email
ข้อดี
- อำนวยความสะดวกให้กับผู้ประกอบการรายย่อยที่ต้องการจัดทำเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิก เพื่อความสะดวก รวดเร็วในการจัดทำเอกสาร
- จัดเก็บเอกสารได้ง่าย ค้นหาได้รวดเร็ว จากการจัดเก็บในรูปแบบกระดาษ
- ลดต้นทุนค่าใช้จ่ายทั่วไป ในการจัดทำและจัดเตรียมเอกสารเพื่อยื่นภาษีประจำเดือน
- สามารถส่งเอกสารผ่าน Email หาลูกค้าได้ทันที
- ไม่มีค่าใช้จ่ายในการจัดทำเอกสาร ETax Invoice by email
ข้อเสีย
- ขั้นตอนการจัดทำยังมีความยุ่งยากพอสมควร
- จะต้องมีทีม IT เพื่อ support การทำงานอยู่หลายส่วน
- กรณีที่ต้องการทำเอกสาร เพิ่มหนี้ ลดหนี้ จะต้องทำเป็นครั้งต่อครั้ง อาจจะเกิดความสับสนและผิดพลาดได้
- รองรับเอกสารแค่ 3 ชนิด ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ , ใบเพิ่มหนี้ , ใบลดหนี้ เท่านั้น
ในส่วนของ Etax invoice & e-receipt จะมีความแตกต่างกันดังนี้
เพื่อให้ผู้ประกอบการสามารถจัดทําใบกำกับภาษีและใบรับ (ใบเสร็จรับเงิน) ที่มีการจัดทําเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ได้ โดยให้คํานึงถึงความถูกต้องครบถ้วน ความน่าเชื่อถือ และความมันคงปลอดภัยของระบบงาน และข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ ตามพระราชบัญญัติว่า และมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ตามเทคโนโลยีโครงสร้างพื้นฐานกุญแจสาธารณะ (Public Key Infrastructure : PKI) ซึ่งผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการจะต้องส่งมอบใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการในรูปแบบข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนการรับ-ส่งด้วยกระดาษตามวิธีดั้งเดิมและนําส่งข้อมูลใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์และใบรับอิเล็กทรอนิกส์ ให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 15 ของเดือนภาษีถัดไป ในรูปแบบ XML File ตามข้อเสนอแนะมาตรฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารที่จําเป็นต่อธุรกรรมทาอิเล็กทรอนิกส์ว่าด้วยข้อความอิเล็กทรอนิกส์ สําหรับการซื้อขายสินค้าและบริการ (เวอร์ชั่น 2.0) สํานักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์(องค์การมหาชน)
Etax invoice & e-receipt จะเป็นระบบที่ใหญ่ขึ้นมา รองรับผู้ประกอบการทุกขนาด และไม่จำกัดรายได้ มีการนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรในรูปแบบไฟล์ XML และใช้ digital signature ในการรองรับเอกสาร แทน Timestamp รองรับเอกสารสรรพากรครอบคลุมหลายประเภท ใบกํากับภาษี/เพิ่มหนี้/ลดหนี้/ใบเสร็จรับเงิน และต้องมีทีม IT เพื่อทำการ เตรียมข้อมูล
และการจัดทำ Etax invoice & e-receipt จะต้องมี 3 ขั้นตอนที่สำคัญ คือการจัดทำ ส่งมอบ และเก็บรักษา โดยสามารถดูรายละเอียดได้ที่ 3 ขั้นตอนที่ควรรู้ ก่อนทำ eTax Invoice (https://www.etaxgo.com/blog/tax/3-steps-before-implement-etax-invoice/) ใน blog ของเรานี่เอง
จะเห็นได้ว่า การจัดทำ Etax invoice & e-receipt จะมีความยุ่งยาก ซับซ้อนอยู่พอสมควร และต้องใช้ทีมงาน ทีม IT ที่ต้องเชื่อต่อระบบ ในการส่งอีเมลหาลุกค้า ในการอัพโหลดไฟล์ให้กับกรมสรรพากร แต่ความกังวลเหล่านี้จะหมดไป เพราะที่ Etaxgo เราให้บริการครบทุกขั้นตอนการจัดทำ Etax invoice & e-receipt ติดต่อปรึกษาทีมงานเราได้เลย
จากด้านบนจะเห็นได้ว่า ทั้ง 2 ระบบมีความแตกต่างอย่างชัดเจน การจะเลือกใช้ระบบใหนอาจจะไม่ได้ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัทเพียงอย่างเดียว แต่อาจจะต้องมองไปถึงประเภทเอกสารที่ต้องจัดทำด้วย จากทั้ง 2 ระบบนี้ ผู้ประกอบการสามารถเลือกการใช้งานได้เพียงอย่างใดอย่างหนึ่งเท่านั้น จะใช้ทั้ง 2 ระบบไม่ได้ และเรื่องหนึ่งที่ทุกๆบริษัทให้ความสำคัญคือต้นทุนในการลงทุนระบบที่ถือว่า แบบใหนเป็นการลงทุนที่คุ้มค่ากว่ากัน ก็ต้องขึ้นอยู่กับความต้องการของผู้ประกอบการเอง แต่ถ้าเรามองในภาพรวมของเทคโนโลยี โอกาส และต้นทุนแล้ว สิ่งที่ได้รับกลับมาอาจจะเป็นเรื่องการประหยัดต้นทุนต่างๆในการจัดทำเอกสารต่างๆ ไปจนถึงการประหยัดต้นทุนการจัดการในระยะยาว และสิทธิประโยชน์ต่างๆที่เกี่ยวข้องทางภาษีในอนาคต